CRM-Datenpflege: Firmendaten sauber übernehmen und aktuell halten

Feldbedeutungen vor dem Import festlegen

Lege fest, ob ein CRM-Account eine rechtliche Gesellschaft, eine Marke oder einen Standort beschreibt. Diese Entscheidung beeinflusst Dubletten, Zuständigkeiten und spätere Auswertungen. Eine Filiale mit eigener Telefonnummer kann ein sinnvoller Standortdatensatz sein, ohne eine eigene rechtliche Einheit darzustellen.

Definiere anschließend Pflichtfelder und optionale Ergänzungen. Für den ersten Import können Name, Ort, Quelle und ein eindeutiger externer Bezug ausreichen. Beschäftigtenzahl und Ansprechpartner bleiben offen, wenn sie nicht belegt sind. Vermeide Standardwerte, die wie echte Informationen aussehen. „Unbekannt“ ist hilfreicher als eine erfundene Größenklasse oder eine automatisch angenommene Rolle.

Herkunft und Änderungsregeln dokumentieren

Ein neues Importdatum beweist keine neue Telefonnummernprüfung. Halte daher die verschiedenen Zeitangaben getrennt. Lege außerdem fest, was bei widersprüchlichen Quellen passiert. Ein bereits bestätigter Kontakt sollte nicht automatisch durch einen weniger klaren Verzeichniseintrag ersetzt werden.

Wenn eine Änderung mehrere Felder betrifft, prüfe den Zusammenhang. Ein neuer Firmenname kann auf eine Umbenennung hindeuten, aber auch auf eine andere Gesellschaft am selben Standort.

Imports in kleinen Schritten durchführen

Bewahre die Ausgangsdatei unverändert auf und teste die Feldzuordnung mit wenigen Datensätzen. Kontrolliere Telefonnummern, Postleitzahlen, Umlaute, leere Werte und lange Quellenlinks. Prüfe außerdem, ob das Zielsystem bestehende Felder ergänzt oder ersetzt.

Der Leadexa-CSV-Export enthält freigeschaltete Kontakte und ihre Quellenangaben. Private Kommentare und eigene Labels sind derzeit nicht Teil dieses Exports; auch eine direkte CRM-Synchronisation gehört nicht zu den beschriebenen Funktionen. Plane diese Grenze im Arbeitsprozess ein. Vor einem größeren Import sollte klar sein, wie ein fehlerhafter Durchgang anhand von Importkennung oder Sicherung nachvollzogen und korrigiert werden kann.

Pflege nach Bedeutung statt nach Zufall organisieren

Ordne Datensätze nach dem Bedarf an Aktualität: aktive Vorgänge, regelmäßig genutzte Kontakte und länger nicht verwendete Rechercheeinträge benötigen möglicherweise unterschiedliche Prüfintervalle. Lege die Intervalle passend zu deinem Prozess fest, statt jedem Feld pauschal dieselbe Frist zu geben.

Führe eine Liste offener Datenkonflikte mit Verantwortlichkeit und nächstem Schritt. Prüfe bei wiederkehrenden Fehlern die Ursache, etwa eine unklare Feldzuordnung oder eine ungeeignete Quelle. Für eine kleine Qualitätsauswertung eignen sich Dublettenanteil, unklare Rollen und fehlende Herkunftsangaben. Die Kennzahlenvorlage zeigt, wie solche Werte ohne Scheingenauigkeit dokumentiert werden können.

Häufige Fragen